Bài toán số hóa cho tiểu thương: Từ thanh toán 1 chạm đến quản lý hiệu quả

Khi từng giao dịch được số hóa, dữ liệu từ đó không chỉ giúp phản ánh tốt hơn hoạt động kinh doanh, mà còn có thể trở thành cơ sở để tiểu thương quản lý tốt hơn, tiếp cận nguồn lực và tìm thêm cơ hội tăng trưởng.

Ở một quán ăn nhỏ nơi góc phố, việc kinh doanh có thể bắt đầu khá đơn giản: Một góc bếp nhỏ, vài bộ bàn ghế nhựa và một thực đơn viết tay... Giờ đây, mọi chuyện càng đơn giản hơn khi có thể giao dịch bằng QR thanh toán, ghi chép online và cần thiết thì giao hàng tận nơi cho khách qua nhiều nền tảng. Nhưng nếu một ngày, quán ăn nhỏ muốn… 'làm lớn' thì sao?

NHIỀU TIỂU THƯƠNG SỐ HÓA GIAO DỊCH, NHƯNG CHƯA SỐ HÓA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Trong bối cảnh kinh doanh trên nền tảng số ngày càng phổ biến, tiểu thương, hộ kinh doanh có thêm nhiều cơ hội tiếp cận khách hàng và mở rộng hoạt động. Một cửa hàng có thể đồng thời bán trực tiếp tại điểm kinh doanh, nhận đơn qua các nền tảng trực tuyến và thanh toán bằng nhiều phương thức số. Nhưng khi hoạt động kinh doanh lớn dần, việc bán được nhiều hơn cũng kéo theo những yêu cầu mới trong quản lý: Theo dõi dòng tiền, kiểm soát thu chi, quản lý hàng hóa, chuẩn hóa vận hành và tìm kiếm nguồn lực để tiếp tục phát triển.

Thực tế, quá trình số hóa các hoạt động này không phải lúc nào cũng diễn ra đồng thời. Một cửa hàng có thể đã sử dụng QR để nhận thanh toán nhưng vẫn theo dõi doanh thu bằng Excel hoặc sổ tay; trao đổi đơn hàng qua Zalo; kiểm kê hàng hóa thủ công và đối soát các khoản thu chi bằng nhiều công cụ khác nhau. Với những hộ kinh doanh có quy mô nhỏ, cách làm này có thể vẫn đáp ứng được nhu cầu trước mắt. Nhưng khi số lượng giao dịch, hàng hóa, nhân viên hay điểm bán tăng lên, việc quản lý bằng những công cụ rời rạc bắt đầu trở nên khó khăn hơn.

Khoảng cách này cũng xuất hiện ở bài toán tài chính. Một hộ kinh doanh có hoạt động bán hàng và dòng tiền thực tế nhưng nếu doanh thu, chi phí, hàng tồn kho hay sổ sách chưa được ghi nhận một cách đầy đủ và hệ thống, việc tổng hợp tình hình kinh doanh và chứng minh năng lực tài chính khi cần nguồn vốn sẽ không đơn giản. Trong khi đó, yêu cầu đối với hoạt động kinh doanh ngày càng hướng tới việc ghi nhận và quản lý minh bạch, đầy đủ hơn.

Như vậy, vấn đề không còn đơn thuần là tiểu thương đã sử dụng một công cụ số hay chưa. Một giao dịch có thể đã được số hóa, nhưng những hoạt động phía sau giao dịch vẫn có thể được quản lý rời rạc: thanh toán là một bài toán, thu chi là một bài toán khác, tồn kho, kê khai hay tiếp cận vốn lại là những bài toán riêng.

Khoảng cách giữa số hóa giao dịch và số hóa hoạt động kinh doanh vì thế vẫn còn khá rõ. Khi hoạt động kinh doanh ngày càng được đưa lên môi trường số, nhu cầu tiếp theo không chỉ là có thêm công cụ, mà là làm thế nào để những dữ liệu phát sinh trong quá trình kinh doanh có thể được kết nối và sử dụng hiệu quả hơn cho quản lý, vận hành và tăng trưởng.

KHI DỮ LIỆU TRỞ THÀNH 'ĐÒN BẨY' CHO SME BỨT PHÁ

Trên thế giới, thanh toán điện tử đang được nhìn nhận không chỉ như một hạ tầng để chuyển tiền, mà còn như một nguồn dữ liệu hỗ trợ phân tích hoạt động của những doanh nghiệp vốn khó được đánh giá bằng các hồ sơ tài chính truyền thống. Nghiên cứu mới của World Bank trên gần 50.000 doanh nghiệp tại 101 nền kinh tế cho thấy doanh nghiệp nhận thanh toán điện tử có mức độ hạn chế tín dụng thấp hơn, với tác động đặc biệt rõ ở doanh nghiệp nhỏ và những doanh nghiệp thiếu báo cáo tài chính được kiểm toán.

Điều này quan trọng với SME bởi một trong những trở ngại lớn nhất của họ không chỉ là thiếu vốn, mà là thiếu dữ liệu để chứng minh khả năng kinh doanh, qua đó hạn chế cơ hội tiếp cận vốn và mở rộng cơ hội về thị trường. Đó cũng là logic đang xuất hiện trong cách các nền tảng số mở rộng dịch vụ cho SME. McKinsey gọi đây là mô hình 'land and expand': bắt đầu từ thanh toán hoặc một dịch vụ thường xuyên được sử dụng, sau đó mở rộng sang những nhu cầu khác khi nền tảng đã có quan hệ và dữ liệu đủ sâu với khách hàng.

Trong trường hợp của MoMo, logic này thể hiện khá rõ. Với dịch vụ thanh toán số đã đạt được thành công nhất định, MoMo đặt nó vào một bài toán rộng hơn: Làm thế nào để tiểu thương vừa số hóa hoạt động, vừa hình thành dữ liệu đủ để quản lý và tiếp cận các nguồn lực cho tăng trưởng.

Không chỉ tập trung vào việc ghi nhận giao dịch, mà giải pháp của MoMo kết nối nhiều nhu cầu trong quá trình kinh doanh. Theo đó, Soundbox tự động tạo dữ liệu dòng tiền; Sổ thu chi thông minh ghi nhận, phân loại doanh thu và hình thành báo cáo tài chính chuẩn hóa; những dữ liệu này tiếp tục được sử dụng trong các giải pháp tín dụng dựa trên dòng tiền và hệ thống chấm điểm tín dụng.

Điểm đáng chú ý là quá trình số hóa vì thế không chỉ giúp merchant nhìn rõ hơn những gì đã xảy ra, mà còn hỗ trợ những việc họ cần làm tiếp theo. Dữ liệu thanh toán có thể trở thành dữ liệu dòng tiền; dữ liệu doanh thu và thu chi trở thành một phần của lịch sử hoạt động kinh doanh; từ đó hỗ trợ các nhu cầu về quản lý, thuế và tài chính.

Nhưng tăng trưởng của một cửa hàng không chỉ nằm ở việc quản lý tốt hơn những gì đang có. Một phần quan trọng khác là tìm khách hàng và mở rộng đầu ra. Đây cũng là lý do 'bán hàng đa kênh' được MoMo đưa vào bộ giải pháp dành cho tiểu thương, với mục tiêu kết nối cửa hàng vật lý và các kênh trực tuyến.

Hợp tác với GreenSM Food mới đây của MoMo là một nỗ lực mới ở chính bài toán này. Khoảng 300.000 merchant F&B trên MoMo có thể đăng ký gian hàng GreenSM Food ngay trên nền tảng, tận dụng những thông tin đã được xác thực để đơn giản hóa quá trình đăng ký. Với merchant, một hoạt động vốn phải bắt đầu từ việc tìm kiếm và đăng ký một nền tảng mới nay được đưa gần hơn vào môi trường kinh doanh mà họ đã sử dụng.

Như thế, với tiểu thương, quá trình số hóa không dừng ở việc thay thế sổ tay hay thêm một phương thức thanh toán, giao nhận. Mấu chốt là khi dữ liệu được ghi nhận, kết nối và sử dụng cho những nhu cầu tiếp theo, công nghệ có thể giúp thu hẹp khoảng cách về quản trị và nguồn lực mà nhóm doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải.

Kỳ vọng lớn hơn là khi những dữ liệu đang được tạo ra mỗi ngày có thể tiếp tục được chuyển hóa thành năng lực quản trị, nguồn lực tài chính và cơ hội thị trường, tiểu thương sẽ không chỉ thích ứng với môi trường kinh doanh trong tương lai, mà có thêm nền tảng để phát triển mạnh mẽ cùng nền kinh số.