Ký hợp đồng lao động điện tử: Những lưu ý doanh nghiệp không được bỏ qua

Ký hợp đồng lao động điện tử: Những lưu ý doanh nghiệp không được bỏ quaTiểu Vy-26/08/2026 12:30 (GMT+7)(VNF) - Hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí ký kết và lưu trữ, nhưng cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về thẩm quyền ký, nội dung hợp đồng, dữ liệu và bảo mật. Doanh nghiệp cần chuẩn bị quy trình phù hợp thay vì chỉ đơn thuần “số hóa” hợp đồng giấy.Tại Hội nghị “Những điểm mới và giải đáp vướng mắc trong triển khai thực hiện Luật BHXH và hợp đồng lao động điện tử”, ông Trần Hải Nam, Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụ, lưu ý những vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm khi triển khai hợp đồng lao động điện tử.Theo ông Trần Hải Nam, pháp luật hiện chưa bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Doanh nghiệp có thể căn cứ quy mô lao động, điều kiện công nghệ và nhu cầu quản trị để lựa chọn thời điểm, lộ trình phù hợp.Tuy nhiên, hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng trong quản trị nhân sự. So với hợp đồng giấy, hình thức này giúp giảm chi phí in ấn, ký kết, lưu trữ, đồng thời thuận tiện hơn trong tra cứu, theo dõi thời hạn và quản lý dữ liệu. Vì vậy, dù chưa bắt buộc, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị thay vì chờ đến khi có yêu cầu mới chuyển đổi.Việc ký trên môi trường điện tử không làm thay đổi yêu cầu về chủ thể giao kết hợp đồng. Người ký phía doanh nghiệp phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp.ÔngTrần Hải Nam, Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụĐây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp sử dụng các hệ thống ký điện tử. Một cá nhân có tài khoản trên hệ thống không đồng nghĩa với việc người đó mặc nhiên có quyền đại diện doanh nghiệp ký hợp đồng.Doanh nghiệp cần xác định rõ trong quy trình nội bộ: ai được tạo hợp đồng, ai phê duyệt, ai được ký và ai có quyền truy cập sau khi hợp đồng hoàn tất. Việc xác thực đúng người lao động và thông tin liên quan cũng phải được bảo đảm.Chuyển sang hình thức điện tử không đồng nghĩa doanh nghiệp có thể đơn giản hóa nội dung hợp đồng. Các thông tin về công việc, địa điểm làm việc, tiền lương, thời giờ làm việc, quyền và nghĩa vụ của các bên... vẫn phải được thể hiện đầy đủ, rõ ràng theo quy định.Những cách ghi quá chung chung như “thực hiện công việc theo phân công” hoặc không xác định rõ địa điểm làm việc có thể gây khó khăn khi phát sinh tranh chấp.Do đó, dù là hợp đồng giấy hay điện tử, yêu cầu cốt lõi vẫn là nội dung rõ ràng, cụ thể và có khả năng chứng minh. Một rủi ro khác là doanh nghiệp để người lao động bắt đầu làm việc rồi mới hoàn tất hợp đồng.Theo ông Trần Hải Nam, việc sử dụng hợp đồng điện tử không làm thay đổi yêu cầu về thời điểm giao kết. Doanh nghiệp cần bảo đảm hợp đồng được ký trước khi người lao động vào làm việc, đồng thời quản lý rõ quá trình tạo lập, gửi, xác thực và ký hợp đồng.Hệ thống điện tử có thể lưu lại lịch sử giao dịch, nhưng doanh nghiệp vẫn phải xây dựng quy trình nội bộ để kiểm soát thời điểm ký và hiệu lực của hợp đồng.Thị trường hiện có nhiều giải pháp cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giữa phần mềm phục vụ ký hợp đồng điện tử và nhà cung cấp đủ điều kiện kết nối với nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định.Theo đó, khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến giao diện hoặc chi phí mà cần xem xét năng lực công nghệ, mức độ an toàn, khả năng kết nối, hỗ trợ kỹ thuật và các điều kiện liên quan của nhà cung cấp.Việc đánh giá ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng đầu tư hệ thống nhưng sau đó phải thay đổi vì không đáp ứng yêu cầu kết nối.Hợp đồng điện tử chứa nhiều thông tin cá nhân của người lao động. Vì vậy, số hóa hợp đồng cũng đồng nghĩa doanh nghiệp phải nâng cao yêu cầu về quản trị dữ liệu.Doanh nghiệp cần xác định rõ dữ liệu nào được thu thập, mục đích sử dụng, ai được quyền tiếp cận và phạm vi khai thác. Cùng với đó là cơ chế phân quyền, quản lý tài khoản và kiểm soát truy cập.Đặc biệt, khi một nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, quyền truy cập phải được kịp thời thu hồi hoặc điều chỉnh. Nếu tài khoản của người đã nghỉ việc vẫn tồn tại, dữ liệu hợp đồng và thông tin người lao động có thể đối mặt với nguy cơ bị truy cập hoặc sử dụng không đúng mục đích.